تکنیک های صرفه جویی در وقت هنگام صحبت تلفنی

اهمیت صرفه جویی در وقت هنگام صحبت با تلفن

تلفن و سایر ابزار جدید برای صرفه جویی در وقت کمک زیادی به ما می کنند. اما در عین حال در صورتی که مکالمات خود را مدیریت نکنید همین ابزار مفید می‌تواند باعث هدر رفتن زمان و همچنین از دست دادن روند برنامه ریزی کارها بشود. مجله تجارپ در این نوشته تکنیک هایی را به شما مدیران و صاحبان کسب و کار آموزش می دهد که با استفاده از آن بتوانید زمان مکالمه های تلفنی خود را مدیریت کنید و از هدر رفتن این دارایی ارزشمند جلوگیری نمایید.

برعکس آن چیزی که به نظر می رسد استفاده صحیح از تلفن و سایر ابزارهای مکالمه آنلاین نیاز به مهارت دارد. مجله تجارپ قصد دارد روش های موثری را برای جلوگیری از سرقت کنندگان وقت در اختیار شما قرار دهد.

خوش و بش کردن های تلفنی را محدود کنید

برای صرفه جویی در وقت در هنگام مکالمه تلنفی از گفتگوهای بی‌ربط و وقت تلف کن بپرهیزید. این اولین تکنیک برای صرفه جویی در وقت شما است. اگر شما تلفن کرده اید، به طور مودبانه ای به سرعت به نکته اصلی بپردازید و اگر به شما تلفن زده شده است، اجازه ندهید که تلفن‌کننده بیش از حد از مسیر اصلی دور شود.

برای سوالات پاسخ های کوتاه آماده کنید

تکنیک دوم برای صرفه جویی در وقت هنگام تلفن زدن این است که پاسخ های کوتاهی به موارد مختلف بدهید. تحت تاثیر وسوسه ارائه توضیحات بیش از حد نیاز قرار نگیرید. آنچه را که باید بگویید اظهار کنید و به محض تحقق یافتن هدف مورد نظر، مکالمه تلفنی را به پایان برسانید.

قسمت کلیدی پیام شما مهم است

اطمینان حاصل کنید که قسمت کلیدی پیام شما کاملاً به خاطر سپرده شود. این کار را با استفاده از آنچه که روانشناسان اثر تقدم و تاخر می‌نامند انجام دهید. این قانون به سادگی می‌گوید ما چیزهایی ساده تر و دقیق تر را که در ابتدا و یا انتهای مکالمه شنیده باشیم به خاطر می سپاریم. این توصیه اغلب به سخنگویان که برای مردم صحبت می‌کنند گفته می شود که باید در ابتدای صحبت، به مخاطبان بیان کنید که چه می‌خواهید بگویید، سپس و در آخر سخنرانی به آنها بگویید که چه گفته اید.

نگامی که می خواهید اطلاعات و دستورالعمل‌های پیچیده‌ای را از طریق تلفن به دیگران بدهید با یک خلاصه از پیام خود شروع کنید. به دنبال آن هم موارد را با جزئیات بیشتری توضیح دهید و با یک بازنگری نکات کلیدی، مکالمه را تمام کنید.

پاسخ دادن به تلفن را تفویض کنید

هرگاه که مناسب است یا امکان دارد دادن جواب تلفن را به دیگران تفویض نمایید. در صورتی که سایر افراد تیم می توانند پیغام ها را منتقل کنند، می توانید از ایشان بخواهید که پاسخ تلفن را بدهند و شما خودتان را درگیر مکالمه های غیر ضروری نکنید. این کار هم می تواند باعث صرفه جویی در وقت شما شود.

زمان هایی را بدون تلفن سر کنید

اگر می خواهید تلفن در کار شما وقفه ایجاد نکند، کارهایی که نیاز به تمرکز بیشتر دارند را در ساعت‌های اولیه روز انجام دهید. این کار را در منزل یا با آمدن زودتر از دیگران به محل کارتان می توانید انجام دهید. برای انجام دادن کارهایی که تمرکز بیشتری لازم دارد از اتاق هایی استفاده کنید که در آنها تلفن نیست. در مواقع خاصی از روز از جواب دادن به تلفن صرفنظر کنید. طی این مدت بخصوص تمام تلفن ها را به دیگران تعویض کنید یا جواب ندهید.