مهمترین اصول مدیریت زمان برای صاحبان کسب و کارها

مجله تجارت در این مقاله درباره مهمترین اصول مدیریت زمان با شما صحبت می‌کند که صاحبان کسب و کار می توانند با استفاده از آنها بهره وری و سود آفرینی کسب و کارشان را بهبود دهند.

مدیریت زمان از جمله مهارت های ضروری و حائز اهمیت برای مدیران کسب و کارها به شمار می رود. به عنوان مثال این مهارت به قدری مهم است که بخشی از مباحث مدیریت پروژه متمرکز بر مساله مدیریت زمان و تحویل به موقع کارها است. قاعدتا در صورتی که بخشی از کارها مطابق با زمان تعیین شده انجام نشوند، مدیران پروژه متوجه وجود ایرادی در کار می شوند و تغییرات و اصلاحات مورد نیاز را اعمال می کنند.

شما می توانید قبل از اینکه هر کاری را انجام دهید با پرسیدن چهار سوال ساده در زمان و انرژی خود صرفه جویی قابل ملاحظه ای انجام دهید. در واقع می توان گفت که این ۴ سوال همان چهار اصل مهم و حیاتی در مدیریت زمان را نشان می دهند.

بنابراین به شما توصیه می کنیم تا قبل از انجام هر کار این چهار سوال را از خود بپرسید تا به این روش بازدهی خود را بهبود بخشید و فشارهای روحی ناشی از انباشته شدن کارها را کاهش دهید.

آیا لازم است این کار حتماً انجام شود؟

پرسیدن این سوال به شما کمک می کند تا بتوانید به این فکر کنید که اگر این کار انجام نشود چه اتفاقاتی می افتد. در این صورت شما متوجه می شوید که آیا انجام ندادن این کار تاثیری بر روی اهدافتان خواهد گذاشت؟ عواقب بعدی آن در زندگی و کسب و کار شما چه خواهد بود؟ آیا با انجام ندادن این کار توانایی شما در کنترل سایر جنبه های کسب و کارتان تحت شعاع قرار می گیرد؟

از بین اصول مدیریت زمان این که بدانیم انجام دادن هر کاری چه اندازه ضرورت دارد بسیار مهم است. اگر ضرورت این کار بالا نیست، می توانید به راحتی آن را از برنامه خود حذف کنید و خودتان را گرفتار انجام آن نکنید.

آیا من ملزم به انجام دادن آن هستم؟

از دیگر اصول مدیریت زمان این است که کارهایی که شما ملزم به انجام آن نیستید را بدون نگرانی به دیگر اعضای تیم واگذار کنید. اشتباه بسیاری از مدیران این است که تصور می کنند تمام کارها را باید خودشان انجام بدهند. در صورتی که به راحتی می توانند بسیاری از کارها را به کارکنان و همکاران دیگر خود بسپارند و خودشان به کارهای مهم تر و آن مواردی که فقط خودشان می‌توانند انجام دهند بپردازد. با این کار می توانید انرژی و زمان خود را برای انجام کارهای مهم تری ذخیره کنید.

آیا می توانم این کار را به تعویق بیندازم؟

در هر کسب و کار و هر موقعیتی موارد زیادی اتفاق می افتند که باعث می شوند برخی از کارها به تعویق بیفتند. حال این شما هستید که باید تصمیم بگیرید کدام یک از کارهایتان را می توانید به تاخیر بیندازید؟ این مورد هم یکی از اصول مدیریت زمان به شمار می رود. کارهایی که قابلیت به تعویق اندختن را دارند از دسته مواردی هستند که انجام آنها ضروری است، اما فوریت ندارد. بنابراین می‌توانید این کارها را به تعویق بیندازید و به جای آن کارهایی را انجام دهید که ضرورت و فوریت دارند.

آیا من باید مستقیماً این کار را انجام دهم؟

برخی از کارها هستند که لازم نیست شما و تیم تان مستقیماً درگیر انجام آنها شوید. گاهی برون سپاری کارها هم از دیگر اصول مدیریت زمان محسوب می شود. مهمترین مثال برای این قبیل کارها در کسب و کارهای امروزی مواردی مثل ارسال و تحویل کالا است. در حال حاضر شرکت ها و سرویس های متعددی وجود دارند که به شما کمک می کنند سفارش های مشتریان را درب منزل آنها تحویل دهید.

همچنین از خدمات پرداخت در محل که توسط این سرویس ها ارائه می شود هم می توانید استفاده کنید تا در عین حال رضایت مشتری را هم جلب کنید.

در این موارد شما این امکان را دارید که تیم خودتان را به طور مستقیم درگیر بعضی از کارها را نکنید و از زمان و انرژی خودتان در جهت موثرتری استفاده کنید.